Србиста

искуства и материјали из наставне праксе

Како на заједнички Google Drive поставити Word и PDF документе?

Дејан Јоковић

~

~

Насловна илустрација за чланак о постављању Word и PDF докумената на заједнички Google Drive, са логом Google Drive-а на плавој позадини.
Број речи: 1.490   |   Време за читање: 8 мин.
Садржај

Сваки тим жели да ради једноставније и функционалније. Али ако се документи стално шаљу, преправљају и губе – време се троши, а енергија одлази у ветар. Зато постоји Google Drive (Гугл диск) – дигитално складиште докумената и других прилога, где свако може да допринесе, а да све остане организовано, на једном месту.

Ако сте део школског тима и координатор је са Вама поделио заједнички Гугл диск, овај водич је за Вас. Показаћу корак по корак како да отпремите своје Word и PDF документе тако да буду доступни целом тиму.

Најпре – шта је Гугл диск?

Замислите дигиталну полицу која Вам је увек надохват руке, преко било ког уређаја – компјутера (приватног или школског), телефона или таблета. То је Гугл диск (Google Drive) – бесплатан простор за чување датотека у облаку. Појам “облак” означава да их можете отпремити и складиштити на интернету, а не само на свом физичком уређају.

На Диску можете чувати различите типове фајлова – текстове, табеле, презентације, слике, видео-записе… Оно што га чини посебно корисним за школске тимове јесте могућност дељења: једном када отпремите документ, можете га поделити са колегама или ученицима, при чему свако коме сте то омогућили може да му приступи (и да га заједно са Вама уређује у реалном времену).

НАПОМЕНА О НАЗИВИМА:

Google Drive је оригинални назив. Многи наставници и ученици га и даље користе јер је најпрепознатљивији, а и појављује се у већини туторијала и материјала на интернету.

Диск је скраћени, колоквијални назив за Гугл диск. Корисници га често користе у свакодневној комуникацији (и тада се Д пише као велико слово). Не треба мешати Диск (= Гугл диск) и диск компјутера (= хард диск – C:, D:, и слично, његов физички део за уписивање података):

  • ако документ сачувате на C диску, он остаје само на том рачунару;
  • ако га отпремите на Google Drive, можете му приступити било где – у учионици, код куће или на другом месту на коме има интернета.

У оптицају је и варијанта Google диск, али и само Гугл (што је непрецизно јер се односи и на претраживач и на целокупни бренд, односно компанију). 

А сада – водич:

Добили сте имејл за приступ?

Уколико координатор тима намерава да путем заједничког Гугл диска организује прикупљање докумената и материјала, свим члановима тима омогућиће приступ дељеној фасцикли. Чим то учини, добићете аутоматски генерисани имејл. 

Иако га је по аутоматизму послао Гугл, у свом сандучету видећете име особе која Вам је омогућила приступ Диску, као и наслов имејла.

Gmail приказује да је у сандуче приспела порука о дељењу фасцикле под називом Секције.
Стигао је имејл.

Отворите имејл

Осим наслова и обавештења да имате приступ одређеној фасцикли, имејл може садржати и поруку коју Вам је послао координатор (она није обавезна). 

Међутим, најважнија су ова два елемента имејла: слика фасцикле и дугме Отвори, јер кликом на једно или друго приступате Диску. 

Пример Gmail поруке која обавештава корисника да је фолдер под називом Секције подељен са њим и да може да му допринесе.
Џимејл шаље јасно обавештење када неко са Вама подели фасциклу преко Диска.

САВЕТ: Ако планирате да ту фасциклу често користите, кликните на ⭐ (тј. команду Додајте звездицу на Диску), одмах поред имена фасцикле. Тиме ћете фасциклу сместити у одељак Са звездицом у оквиру Гугл диска.

Добили сте само линк фасцикле?

Поред описаног поступка могуће је да Вам путем Вибера или у имејлу координатор пошаље линк до конкретне фасцикле на Google Drive-у.

Кликните на линк и отвориће се фасцикла у коју треба да отпремите датотеке.

Директни приступ преко Диска

Дељену фасциклу можете отворити и непосредно из свог Диска (drive.google.com). Наравно, потребно је да будете пријављени, преко школског или приватног налога – у зависности од тога шта тим/школа користи.

На почетној страни Диска, у левом менију кликните на дугме Дели се са мном. 

У том одељку приказане су све ставке (фасцикле и датотеке) које је неко са Вама поделио.

Пример приказа одељка Дели се са мном у Google Drive-у где се види фолдер под називом Секције који је колегиница поделила са корисником.
Одељак Дели се са мном у овиру Гугл диска може садржати фолдере, документе и друге фајлове.

Отворите или креирајте своју фасциклу

И у оквиру дељене фасцикле може постојати још фасцикли (нпр. Новинарска секција, Секција “Предузетници”). Те подређене одељке креирао је координатор тима ради јасније организације. 

Примећујете да уз сваку ставку стоји ко је њен власник и када је начињена последња измена.

Отворите двокликом одговарајућу фасциклу за своју датотеку. Или, ако Вам је омогућено, креирајте нову, своју: кликните на дугме Ново, а затим изаберите опцију Нов фолдер. Унесите назив и потврдите наредбу Направи.

Пример прозора у Google Drive-у са пољем за унос назива новог фолдера и натписом „Нови фолдер – Филолошка секција“.
Уочите путању (хијерархију): у одељку Дели се са мном налази се заједничка фасцикла Секције, у оквиру које креирам фасциклу Филолошка секција.

Поставите своје датотеке у фасциклу

Постоје два начина да отпремите прилоге на Гугл диск: превлачењем и преко дугмета Ново.

1. Превлачење (Drag & Drop)

Најпре се уверите да је дељена фасцикла Гугл диска и даље отворена у Вашем прегледачу интернета (нпр. у Хрому).

Затим на свом рачунару отворите фасциклу у којој се налази потребна датотека. Обично је то фасцикла Documents, у коју рачунар по аутоматизму смешта новокреиране фајлове.

Једним кликом изаберите потребну датотеку. 

Поново кликните на изабрану датотеку и – не отпуштајући леви тастер миша – превуците је надоле, ка командној линији свог рачунара. Циљ превлачења јесте активна иконица Вашег интернет прегледача (нпр. Гугл хрома). 

Приказ радне површине у Windows окружењу где се Word документ под називом Филолошка секција превлачи из фасцикле Documents у отворени прозор Google Drive-а.
Превлачење датотеке директно из фасцикле на рачунару ка Хрому на командној линији

Још увек не отпуштајући леви тастер миша, наднесите курсор на иконицу прегледача – појављује се обавештење Pin to Google Chrome.

Крените курсором ка средишњем делу екрана – отвара се прозор дељене фасцикле и појављује се ново обавештење: Отпустите фајлове да бисте их отпремили у …

Приказ отпуштања Word документа у фасциклу Филолошка секција у оквиру Google Drive-а.
Отпуштање Word документа у фасциклу Google Drive-а

Чим пустите тастер миша, почиње пребацивање датотеке на Гугл диск. У доњем десном углу екрана можете пратити ток отпремања.

2. Дугме Ново

Ако метода превлачења делује компликовано, лакше је да кликните у горњем левом углу на дугме Ново и изаберите опцију Отпремање фајлова.

Приказ левог менија у Google Drive-у са стрелицом која показује на дугме „Ново“, преко ког се креирају или отпремају фасцикле и датотеке
Дугме за креирање и отпремање фасцикли и датотека.
Приказ падајућег менија у Google Drive-у са изабраном командом „Отпремање фајлова“, којом се постављају датотеке - као што су Word и PDF документи.
Избором команде Отпремање фајлова додајете Word или PDF документ у фасциклу Гугл диска.

Отвориће се фолдер Documents на Вашем компјутеру. Двокликом на датотеку (или једним кликом на датотеку и кликом на дугме Open) покрените њено отпремање на Гугл диск.

Приказ фолдера „Филолошка секција“ у Google Drive-у у ком се налази отпремљен документ под називом Филолошка секција.docx.
Отпремљени Word документ појављује се у фасцикли коју сте креирали у Google Drive-у.

О отпремању Word документа 

Код наших наставника Word документ (.docx) је још увек најзаступљенији облик за припрему текстовних материјала. Пошто га многи користе за израду планова, припрема, тестова, радних листова и извештаја – пре свега из навике, али и због богатих опција за уређивање – важно је знати како такав документ можемо поставити на Гугл диск.

Када отпремите Word фајл на Google Drive, имате две могућности:

  • да остане у оригиналном формату,
  • да га конвертујете у формат Google Docs.

Чување или конверзија? 

Ово је једна од најчешћих недоумица код почетника. 

Када документ отпремите на Диск, он остаје у формату .docx, карактеристичном за Word. То је добро ако желите задржати изворни изглед и форматирање.

Међутим, приликом отварања Вордовог документа на Гугл диску, нуди се и могућност претварања у Гугл документ – добићете копију коју више људи може уређивати у реалном времену, директно у прегледачу.

За то је потребно да у менију Датотека кликнете на команду Сачувај у  формату Google докумената.

Приказ у Google Drive-у где се виде две верзије истог документа под називом Филолошка секција – једна у формату Google Docs, а друга у Word формату .docx.
Ако желите, Google Drive ће конвертовати Word датотеку у Google Docs. Тако добијате оба формата истог документа.

О отпремању PDF документа

Поред Ворда, наставници (треба да) користе и PDF формат за дељење материјала. Значајни су разлози за такву праксу:

  • задржава прецизно форматирање (фонт, распоред, слике),
  • лако се отвара на свим уређајима – нема разлике у изгледу документа на телефону или таблету у односу на изглед документа на екрану компјутера;
  • погодан је за документе које ученици/колеге треба само да читају или одштампају, без уношења измена.

Дакле, када желите да коначну верзију неког документа проследите ради читања или штампања, најбоље је да она буде у “преносивом” формату (PDF – Portable Document Format).

Зашто је све ово вредно труда?

Заједнички Google Drive је више од складишта – он је алат за тимску сарадњу. Када сви редовно постављамо своје датотеке, градимо дигитални фонд материјала који је доступан у сваком тренутку и свима у тиму. То доноси:

  • мање изгубљених прилога, 
  • мање дуплирања, 
  • више транспарентности, 
  • уштеду времена. 

Google Drive је место где Ваши фајлови остају безбедни, уредно организовани и доступни са било ког уређаја – без флешки, CD-ова или бескрајног преписивања прилога у имејлу. Нпр. када наставници шаљу материјале путем електронске поште, сваки пут кад неко нешто допуни или исправи, мора да пошаље нови имејл са прилогом (attachment-ом). Тако настаје читав низ порука: „Ево исправљенох извештаја“, „Погледај ову допуну“, „Ово је најновија верзија.“ На крају, у сандучету се нађе десетак различитих прилога – и нико више није сигуран који је документ прави и код кога се налази.

А Ви?

Да ли у свом колективу или тиму већ користите заједнички Google Drive? Како сте га организовали? Да ли се поштују правила о постављању датотека? 

Поделите своја искуства у коментарима или проследите овај текст колегама који још увек шаљу прилоге искључиво имејлом или их доносе на флешу.

More posts